Πολύ συχνά επικοινωνούν μαζί μας ελληνικές εταιρείες που ενδιαφέρονται να εξάγουν προϊόντα τους στην Ιαπωνία, ειδικά τώρα που λόγω της οικονομικής κρίσης οι Έλληνες επιχειρηματίες αναζητούν νέες αγορές εκτός συνόρων. Μας ρωτούν κυρίως για τον τρόπο που κάνουν business οι Ιάπωνες, τι πρέπει να προσέχουν στις εμπορικές συναντήσεις, γενικά για την επιχειρηματική κουλτούρα των Ιαπώνων.
Αντιγράφουμε παρακάτω ένα χρήσιμο συνοπτικό οδηγό με βασικά στοιχεία που πρέπει να ξέρετε πριν ξεκινήσετε τη συνεργασία σας με ιαπωνικές εταιρείες, τον οποίο συνέταξε το Γραφείο Οικονομικών και Εμπορικών της Υποθέσεων της Πρεσβείας της Ελλάδος στο Τόκιο. Ο οδηγός περιέχεται στο «Ενημερωτικό Σημείωμα σχετικά με την ιαπωνική αγορά οίνων» του Δεκεμβρίου 2014.
Η επιχειρηματική κουλτούρα των Ιαπώνων
- Πολιτιστικές βάσεις του ιαπωνικού επικοινωνιακού στυλ
Στην ιαπωνική κοινωνία, η ταυτότητα του ατόμου συνδέεται παραδοσιακά με την ταυτότητα ομάδων όπως οικογένεια, σχολείο ή εταιρείες. Ως εκ τούτου, οι επιχειρηματίες αναφέρουν πρώτα το όνομα της εταιρείας στην οποία ανήκουν και μετά το δικό τους όνομα όταν συναντούν κάποιον για πρώτη φορά.
Συναισθήματα, ειδικά αρνητικά, δεν εκφράζονται ανοικτά δημοσίως. Άτομο το οποίο αντιτίθεται σθεναρώς ή επιμένει να διατηρεί διαφορετική άποψη από αυτή του συνόλου, θεωρείται πως διαταράσσει την αρμονία του συνόλου.
Μάλιστα, εξαιτίας της συλλογικής φύσης της ιαπωνικής κοινωνίας, οι Ιάπωνες συνήθως κάνουν διάκριση μεταξύ της προσωπικής τους γνώμης και του τι θα πρέπει να αναφέρουν δημοσίως.
- Ιεραρχία
Ο σεβασμός και η διατήρηση των ιεραρχικών σχέσεων είναι βασικό γνώρισμα στην ιαπωνική κοινωνία καθώς και στο επιχειρείν. Η σημασία της ιεραρχίας στην ιαπωνική κουλτούρα βασίζεται στην κοινωνική ηθική του κονφουκιανισμού (cunfucianism).
2.1 Οι ιεραρχικές σχέσεις στο επιχειρείν
Η ιεραρχική σχέση μεταξύ πελάτου και πωλητού αποτελεί μία από τις πολλές ιεραρχικές σχέσεις στην ιαπωνική επιχειρηματική κουλτούρα. Το ίδιο ισχύει και στις σχέσεις ανάμεσα σε μία κύρια και θυγατρική εταιρεία, μεταξύ διευθυντού και υφισταμένου κλπ. Στις σχέσεις που αναπτύσσονται κάθε πρόσωπο έχει ορισμένες προσδοκίες από τους άλλους. ‘Ετσι για παράδειγμα ένα διευθυντής συχνά ενδιαφέρεται για την ευημερία του υφισταμένου του, ακόμα και εάν αυτή αφορά παροχή βοηθείας στην ιδιωτική ζωή του τελευταίου. Από την πλευρά του ο υφιστάμενος αναμένεται να εμπιστεύεται την κρίση του διευθυντού του και να μην αμφισβητεί τις αποφάσεις του.
2.2. Αρχαιότητα (seniority)
Η αρχαιότητα είναι πολύ σημαντική στο ιαπωνικό επιχειρείν. Παραδοσιακά δε αποτελεί ένα σημαντικό κριτήριο για την προαγωγή των ιαπωνικών στελεχών. Έτσι για παράδειγμα, στις διαπραγματεύσεις μεταξύ δύο εταιρειών, οι Ιάπωνες αναμένουν από κάθε πλευρά να αποστέλλει πρόσωπα ιδίας ηλικίας καθώς και θέσεως.
2.3. Άλλα παραδείγματα ιεραρχίας
Όταν οι Ιάπωνες ανταλάσσουν επιχειρηματικές κάρτες (business cards), οι ανώτεροι ιεραρχικά υπάλληλοι προηγούνται. Όταν μία κάρτα παραλαμβάνεται, ο τίτλος σ’ αυτήν ελέγχεται προκειμένου να διαπιστωθεί η θέση και το status αυτού που την παραδίδει. Υψηλόβαθμοι υπάλληλοι όπως Γενικός Διευθυντής (buchoo) αποκαλούνται συνήθως με την ιδιότητά τους. Όταν δε οι Ιάπωνες υποκλίνονται μεταξύ τους, το πρόσωπο με το χαμηλότερο status υποκλίνεται βαθύτερα.
Κατ΄ αντίστοιχο τρόπο, η ιεραρχία καθορίζει την θέση όπου θα κάτσει ο καθένας σε ένα τραπέζι (seat arrangement). Έτσι για παράδειγμα, η θέση πίσω από τον οδηγό ταξί προορίζεται για το υψηλόβαθμο πρόσωπο, ενώ η θέση δίπλα στον οδηγό προορίζεται αντίστοιχα για το χαμηλόβαθμο άτομο.
Η ιεραρχία στην ομιλία είναι επίσης χαρακτηριστική. Έτσι το υψηλόβαθμο στέλεχος ομιλεί συνήθως τελευταίο. Σημειωτέον πως η ιαπωνική γλώσσα αντανακλά σε μεγάλο βαθμό την ιεραρχία. Για παράδειγμα, ένα υψηλόβαθμο πρόσωπο ομιλεί ευγενικά ή συμβατικά, ενώ ένα χαμηλόβαθμο στέλεχος χρησιμοποιεί ευσεβή ή εξαιρετικά ευγενική γλώσσα.
- Περιστασιακή ιαπωνική συμπεριφορά
Στην ιαπωνική κουλτούρα η συμπεριφορά των προσώπων διαμορφώνεται ανάλογα με την περίσταση. Η κατάλληλη συμπεριφορά εξαρτάται από πολλούς παράγοντες όπως ο χώρος, βαθμός ή status των λοιπών προσώπων οποία είναι παρόντα, καθώς και από την σχέση τους με εν λόγω πρόσωπα.
- Έμμεση επικοινωνία
Οι Ιάπωνες όταν επικοινωνούν μεταξύ τους δεν διατυπώνουν την άποψή τους ρητά. Το γεγονός αυτό μπορεί να οδηγήσει σε παρανοήσεις με αλλοδαπούς συνομιλητές, όπου ένας καλά διαρθρωμένος λόγος θεωρείται προτέρημα.
- Επικοινωνιακά κενά προκληθέντα από διαφορετικά επιχειρηματικά έθιμα
5.1 Λήψη αποφάσεων
Οι ιαπωνικές εταιρείες λαμβάνουν αποφάσεις βάσει ομαδικής συναίνεσης, και όχι κατόπιν ατομικής άσκησης εξουσίας. Στη διαδικασία σχηματισμού της ομαδικής απόφασης, όλες οι πιθανές συνέπειες μίας αποφάσεως εξετάζονται και λαμβάνονται υπ’ όψιν. Πρόκειται για μία συνολική προσέγγιση (holistic approach) οποία συμβάλλει με την σειρά της στη διατήρηση της αρμονίας εντός μίας επιχείρησης.
Η ομαδική απόφαση έχει το πλεονέκτημα ότι αυτή εφαρμόζεται ομαλώς, χωρίς εμπόδια. Κάθε στέλεχος δε είναι ενήμερο για τη λήψη μίας σχετικής απόφασης.
Συμβουλές για τους Έλληνες επιχειρηματίες:
– Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον σεβασμό της ιεραρχίας.
– Aναμένετε η διαδικασία διαπραγματεύσεων με μία ιαπωνική επιχείρηση να διαρκέσει περισσότερο απ όσο θα διαρκούσε στην Ελλάδα. Οι συναντήσεις επίσης θα είναι περισσότερες απ’ ότι νομίζατε, όπως και η σχετική αλληλογραφία.
– Προετοιμάστε αναλυτική πληροφόρηση για την εταιρεία σας.
– Επιδείξτε υπομονή και προσήλωση καθ’ όλη την διάρκεια των διαπραγματεύσεων.
– Ξοδεύστε άπλετο χρόνο “χτίζοντας” σχέσεις. Θεωρείστε την επιχειρηματική σχέση με τους Ιάπωνες σαν προσωπικό και όχι νομικό συμβόλαιο.
– Καλλιεργείστε ανεπίσημες επαφές εντός ιαπωνικών επιχειρήσεων, προκειμένου να αντιληφθείτε πού βρίσκεται η διαδικασία λήψης αποφάσεως, σχετική με την έναρξη της επιχειρηματικής σας συνεργασίας.
– Αποφεύγετε να λαμβάνετε γρήγορες αποφάσεις ή να πιέζετε για γρήγορες αποφάσεις.
– Εξασφαλίστε πως η ομάδα σας έχει συναίνεση: αποφεύγετε να δείχνετε ασυμφωνία μεταξύ εσάς και των συνεργατών σας ενώπιον των Ιαπώνων.
- Συναντήσεις
– Μη δυνατότητα επικοινωνίας στην αγγλική
Οι Ιάπωνες δεν ομιλούν ως επί το πλείστον την αγγλική γλώσσα. Ακόμα και αυτοί που γνωρίζουν σε ικανοποιητικό βαθμό την αγγλική, προτιμούν να επικοινωνούν με τους ξένους συνεργάτες στην ιαπωνική μέσω διερμηνέα, διότι δεν έχουν εμπιστοσύνη στις ικανότητές τους να ομιλήσουν την αγγλική.
Αυτός είναι άλλωστε και ο λόγος για τον οποίο παραμένουν σιωπηλοί κατά τη διάρκεια πολυεθνικών συναντήσεων.
6.2. Επικοινωνιακό στυλ
Οι Ιάπωνες κατά τη διάρκεια μίας πολυεθνικής επιχειρηματικής συνάντησης αποφεύγουν να διακόπτουν τον συνομιλητή τους όταν αυτός ομιλεί, διότι θεωρούν πως αυτό είναι αγενές. Επιπλέον, οι αλλοδαποί ομιλητές, θα πρέπει να αποφεύγουν κινήσεις οποίες αμφισβητούν το ενδεχόμενο μη κατανόησης των λεγομένων τους από τους Ιάπωνες.
6.3. Παροχή πλήρους πληροφόρησης και απάντησης
Μία άλλη πτυχή του ιαπωνικού επικοινωνιακού στυλ, αφορά την επιθυμία των Ιαπώνων να λαμβάνουν μία ολοκληρωμένη και πλήρη απάντηση. Οι Ιάπωνες αισθάνονται πως είναι σημαντικό οι αλλοδαποί συνεργάτες να δίδουν μία αξιόπιστη απάντηση όταν θέτουν διάφορα ερωτήματα, όπως για παράδειγμα τις προϋποθέσεις πιθανής συνεργασίας.
6.4. Yπόκλιση και ανταλλαγή επιχειρηματικών καρτών
Η υπόκλιση αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της ιαπωνικής κουλτούρας. Πραγματοποείται όταν λαμβάνει χώρα μία συνάντηση, προκειμένου κυρίως να αποδοθεί σεβασμός στον συνομιλητή μας. Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την έκφραση συγγνώμης.
Όσον αφορά την ανταλλαγή επιχειρηματικών καρτών (business cards), αυτή περιλαμβάνει κάποιο βαθμό “τελετουργίας”. H επιχειρηματική κάρτα θεωρείται πως αντιπροσωπεύει το άτομο, ως εκ τούτου θα πρέπει να αντιμετωπίζεται με σεβασμό, κυρίως όταν την λαμβάνουμε από τον συνομιλητή μας.
Όταν δε ανταλάσσουμε κάρτες, προσφέρουμε την δικιά μας με τα δύο χέρια.
Συμβουλές για τους Έλληνες επιχειρηματίες:
– Στείλτε την agenda της συνάντησης και γραπτό υλικό εκ των προτέρων.
– Όταν κάνετε ερωτήσεις μην περιμένετε να λάβετε άμεση απάντηση.
– Καθορίστε τους σκοπούς μίας συνάντησης πριν απ’ αυτήν και εκ νέου προ της έναρξης αυτής. Αναφέρατε περιληπτικά στο τέλος της συνάντησης τα συμπεράσματα της συνάντησης.
– Επιβεβαιώσετε επόμενα βήματα συνεργασίας γραπτώς μετά την συνάντηση μέσω email ή fax.
– Οι Ιάπωνες σπάνια αναφέρουν το “όχι” απευθείας.
– Προμηθευτείτε αρκετές επιχειρηματικές κάρτες πριν ταξιδέψετε στην Ιαπωνία για πραγματοποίηση σχετικών επιχειρηματικών συναντήσεων.
(Συντάκτης: Mάριος Μαθιουδάκης, Γραμματέας Ο.Ε.Υ. Α’)
